Potilasrekisterin tietosuojaseloste – Siilin Hammas
Suunnitelman laatimisen ajankohta: 01.01.2023 / Päivitys 01.09.2024
Asiakirjan vastuuhenkilö:
Ilari Tyni
Hammaslääkäriaseman tietosuojavastaava:
Ilari Tyni
Hammasterveyspalvelut Tyni Oy:n asiakkaiden henkilötietoja koskeva tietosuojaseloste. Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
1. REKISTERINPITÄJÄ
Hammasterveyspalvelut Tyni Oy / Siilin Hammas
Y-tunnus 2995315-5
Kuiluntie 2, 71800 Siilinjärvi
Rekisteri kattaa Siilin Hampaan tiloissa yrityksen itsensä tuottamat terveyspalvelut sekä niitä yhteistyössä tuottavat itsenäiset ammatinharjoittavat että erillisten yritysten kautta toimivien terveydenhuollon ammattihenkilöiden tuottamat palvelut.
2. REKISTERIN NIMI
Hammasterveyspalvelut Tyni Oy:n potilasrekisteri
3. REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ
Toimitusjohtaja Ilari Tyni
info@ilarityni.com
4. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIASIOIHIN LIITTYEN
Tietosuojavastaava Ilari Tyni
info@ilarityni.com
5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE
Järjestelmään kerätään asiakkaan/potilaan tietoja, joita käytetään ja tarvitaan hammashoidon ajanvaraukseen, suunnitteluun, toteutukseen, sen seurantaan sekä laskuttamiseen. Toimintaa määrittävä lainsäädäntö:
- EU:n tietosuoja-asetus (GDPR)
- Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992
- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 784/2021
- Laki terveydenhuollon valtakunnallisesta henkilörekisteristä 556/1989
- Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 94/2022
- Tietosuojalaki 1050/2018
6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:
- Asiakkaan henkilötiedot
- nimi
- henkilötunnus
- osoite
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- Asiakkaan terveyttä koskevat
- esitiedot
- lähtötilanne
- Asiakkaalle annettavan hoidon
- kuvaus
- yhteydessä tarvittavan lääkityksen
- sisältämien hoitotarvikkeiden tiedot
- Asiakkaan hoitojakson
- alkamisaika
- arvioitu hoitojakson pituus
- hoitokäyntien määrä
- Tehtyjen tutkimusten tulokset ja hoitosuunnitelmat
- Ajanvaraustiedot
- Laskutustiedot
- Muut rekisterin tarkoitukseen liittyvät tiedot
- ammatti
- työnantaja
- asiointikieli
7. REKISTERIN TIETOJÄRJESTELMÄT
AssisDent (luokan A potilastietojärjestelmä)
Romexis (luokan B kuvantamisjärjestelmä)
8. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Tietoja saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan, tämän huoltajan, laillisen edustajan tai nimeämän lähiomaise ilmoittamien tietojen sekä hoitoyksikössä syntyvien tietojen perusteella. Asiakas voi oman valintansa mukaan toimittaa muita hoitotietoja liitettäväksi potilasasiakirjaan. Lisäksi tietoja saadaan asiakkaan suostumuksella Kanta-arkistosta muilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä tai ammattihenkilöiltä.
9. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Potilastietoja luovutetaan ainoastaan toiselle terveydenhuollon palveluiden antajalle potilaan terveyden- ja sairaanhoidon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi. Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan potilaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella tai määriteltyyn luovutuksen oikeuttavan lain säännökseen pohjautuen. Tietoja ei luovuteta sähköpostitse. Luovutuksen edellytyksenä on kirjallisen anomuksen tekeminen.
10. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Rekisteristä ei siirretä tai muutoin luovuteta henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
11. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Henkilötietojen käsittelyyn oikeutettua henkilökuntaa sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.
A. Manuaalinen aineisto
Manuaalista aineistoa säilytytetään tilapäisesti vastaanoton lukitussa arkistokaapissa. Aineisto digitalisoidaan skannaamalla ja arkistoimalla Assisdent potilastietojärjestelmän potilaskohtaisiin arkistokansioihin, jonka jälkeen manuaalinen versio hävitetään asianmukaista tietosuojaa noudattaen. Tilapäiseen manuaaliseen aineistoon on pääsy vain kyseessä olevia asioita tai asiakirjoja käsittelevillä henkilöstön jäsenillä.
B. Sähköinen aineisto
Rekisteriä säilytetään luokan A tietojärjestelmässä (Assisdent), johon käyttöoikeus on vain toimipaikan henkilöstöllä. Kirjatuminen järjestelmään tapahtuu henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanalla sekä toimikortilla. Toimipaikan tietokoneet on salattu salasanoin. Käyttöoikeudet tietojärjestelmään myönnetään työtehtävän perusteella.
12. AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO JA PROFILOINTI
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
13. TARKASTUSOIKEUS
EU 2016/679:n 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa että saada kopiot häntä käsittelevistä henkilötiedoista. Laki Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 26 § mukaisesti asiakkaalla on halutessaan oikeus tarkastaa häntäitseään koskevia sähköisen tietojärjestelmän lokitietoja.
Tietojen tarkastuspyyntösoikeutta käyttääkseen on tarkastuspyyntö tehtävä joko henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai lähettää allekirjoitettu tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle osoitteeseen: Siilin Hammas, Kuiluntie 2, 71800 Siilinjärvi.
Lisätietoja antaa tietosuojavastaava.
14. OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
EU 2016/679:n 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon korjausta tai oikaisua. Tietojen korjauspyyntö on tehtävä kirjallisena tietosuojavastaavalle joko sähköpostitse tai asioimalla toimipaikassa, osoitteessa:
Siilin Hammas, Kuiluntie 2, 71800 Siilinjärvi.
Ongelmatilanteissa lisää ohjeita tietosuoja-asioista löytyy Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta tietosuoja.fi.